泛微OA系统管理客户来访，提前计划、效率高

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一家公司的专业度、规范性体现在方方面面，尤其是外来客户来访时，规范接待客户、嘉宾的流程、展现公司的企业文化，能够给客户留下好印象，提升公司的美誉度。



很多公司为了保障安全，有着严格的门禁管理制度，要求所有来访人员都要进行登记。

传统方式下，有人员来访时，门卫首先进行电话确认，确认后登记身份证件并发放临时工牌后方可放行准入。甚至有时会要求接待负责人现场到门卫处迎接来访者，程序繁琐，造成了大量的时间浪费。

泛微通过信息化OA系统平台，帮助企业快速处理来访和接待事宜，确保客户来访接待工作有计划、规范化、效率高。

客户来访应用场景亮点

1、来访信息登记

接待负责人员与来访者进行确认，充分了解来访者信息，并在OA系统中新建来访者信息及来访事项安排申请：

1）来访者信息：需准确了解来访者姓名、职务、联系电话等信息，并录入系统；

2）事由及安排：清晰记录来访目的、时间、需配合的人员及要求等；

3）需准备资源：需确认接待所需资源，包括会议室、会议设备、车辆安排等及所需时间要求；

4）审核与确认：针对重要、重大来访接待，通过发起流程让公司级领导审批。

接待标准：

将接待分为参观、用餐、用酒、住宿、交通等类型，每个参观类型都有对应的标准，来访申请通过之后自动生成接待清单。在完成接待申请之后，自动触发流程，将接待申请里面的信息自动汇总到接待清单里，保证接待费用透明化、清晰化。

2、来访智能提醒

在OA系统中将来访接待信息录入后，自动提醒与本次接待有关的人员，相关人员根据流程内容可快速进行来访准备。

同时来访者也能收到系统自动发送的邀请短信：“尊敬的贵宾您好，欢迎来到XX，您的预约号是***”。在进入公司时向门卫出示预约号即可。

3、来访身份验证

为了防止无关人员混入公司，门卫大多会问“请问您找谁？”、“请打个电话确认一下”、“请电话让对方来接”等问题，但造成了流程的繁琐和工作效率的低下。

泛微OA系统通过身份验证等功能解决门岗准入放行所带来的工作效率问题。

1）身份验证：当来访者到达公司时只需出示短信通知，门卫工作人员通过系统，根据短信通知中的预约号，可直接查询到来访者相关信息，不需要打电话，即可确认来访者的信息。

2）登记准入：门岗直接通过系统打印《客户来访指南》，并交给来访者，《客户来访指南》包括：来访事由、时间、所去部门、接待人、办公地点（或办公室）等信息，还包括了进入公司需遵循的有关规定。


3）离司确认：来访者办理完成相关事项后，可将《客户来访指南》交由接待负责人签字确认后，最终交给门卫，门卫可通过终端设备扫描《客户来访指南》上的二维码并确认，即可完成来访者的离司。

4、来访记录档案

由于客户来访通过流程进行驱动，待流程审批完成之后自动形成客户来访档案库。后续若是有问题可以及时追踪，并且统计客户来访次数和频率等数据。


客户来访应用场景价值

OA系统客户来访应用，改变了原先纸质审批、人工询问的繁琐流程，以线上流程审批、线下扫描接待预约码，实现了客户来访的智能化、规范化，助力公司上下办公信息化。

同时，泛微OA系统能够对客户接待标准进行全程透明化的把控，避免出现铺张浪费、甚至中饱私囊等行为，有利于落实公司制度，保证公司资产安全。