迈向信息化的采购管理
迈向信息化的采购管理------集团装具项目XX软件实施有感
企业信息化网络技术的不断发展，使信息技术的应用已经渗透到各个行业和主要领域，企业信息化规划也以整个企业的发展目标，发展战略，和企业各部门的目标与功能为基础，结合行业信息化方面的实践和对信息技术发展趋势的掌握，提出企业的信息化远景，目标，和战略，全面系统地指导企业信息化的进程，协调发展地进行信息技术的应用，及时地满足企业发展的需要，以及有效充分地利用企业的资源，为企业运营发展发挥重要作用。 如今，伴随着企业信息网络技术的不断成熟，逐渐开始引进现代管理理念，融入到企业的经营管理、体制管理到制度管理，对已往企业初期业务形成的不适应市场经济客观要求的落后经营方式、僵化组织结构、低效管理流程等进行全面而深刻的变革，这无疑将是提升企业核心竞争力的客观需要。如何在激烈的竞争环境下应对市场风险，提高企业集成、协作的能力、有效控制成本、提升效益，增加企业核心竞争成为了大家共同思考的话题，企业采购管理则成了其中工作的重中之重。传统的企业采购管理多数主要问题表现在以下几个方面：1、原始计划、信息传递仍需手工完成； 信息查询发布，招标投标评标，洽谈签约结算，物流配送交割等等全部手工作业，信息传递滞后，延长了采购和物料的领用时间，消耗很多时间成本和人力成本，同时造成对市场的反应速度较慢，很难掌握最新的产品信息、供应商信息和市场行情。2、重复劳动，信息利用率低； 采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用，造成各个环节都需要重新完成业务处理，无效的和重复的劳动较多； 3、无法实现异地办公； 相关管理和业务人员单据处理不及时，导致很多业务不能及时进行和完成，在客观上大大降低了系统的可用性和使用效率；4、缺乏有效的综合统计、分析工具； 企业的采购数据难以汇总分析，不利于预测和控制采购中出现的突发性问题，由于采购系统缺乏管理和控制，因此难以进行前瞻性采购与有效的资金计划。5、无法实现对采购业务实施全面动态监控；从采购计划的下达时间、到系统建项时间和最后完成时间、已完成和未完成的项目、采购方式等，整个采购过程不能清楚明确展示出来。造成人为因素难以排除，透明度不高，导致不必要的资源流失。6、无法对业务人员实行业绩考核与评估；业务人员的工作业绩的不能得到公平公正，业绩统计缺乏说服力，问题出现时互相推脱，责权的不明确导致业务环节的不流畅。7、供应商管理薄弱； 没有合理的评估体系，对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用，不能与关键供应商之间达成更深层的合作关系，缺乏对主要供应商的管理能力，当供应商流失或变更时不能主动应变。采购中只注重谈判、比价、压价，缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变的意识，没有摆脱一味压价的模式，从而导致未能建立双赢机制。 原有采购系统只能完成基本业务处理，无法对索取信息进行深度分析和处理，对整个采购流程业务的效益和绩效不能进行有效考评。可以看出，要建立一套科学合理的采购管理流程、打造整体的采购管理系统已经成为非常迫切的需求。 市场经济飞速发展，引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组，建立集成、快速、高效的采购管理系统已成为采购信息化的重要工作，成功应用管理系统将为企业的内部管理、采购决策带来了很多变化，迈向信息化的采购网络管理主要表现在： 1、企业与企业间采购活动无空间和时间限制，实现网上办公；所有采购流程，全面实现网上办公和网上审核，方便信息共享与应用，有效提高了工作效率和信息传递的准确性与实时性，为管理者提供了很好的决策支持。2．科学、有效的采购管理流程； 采购新模式将协助企业整理采购工作思路，减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误，提供科学的采购流程，进而规范采购部门的基础管理和运作方式，使信息的录入和对数据的管理均采用电子化。3、建立业务分析，出据有价值信息数据； 通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控，实现对已完成采购业务的绩效评估；通过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组，实现企业采购过程的持续绩效改进。依据准确、有效的数据统计可以得出极具价值的分析结果，从而提供对采购决策的支持。4、建立信息预警体系，实现实时监控； 通过信息自动预警系统和业务分析系统能够针对物资计划、采购、存货等环节过程中的主动警示和已完成业务的分析，使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率，有效督促考核业务的执行情况。公开、透明、科学的采购流程，使事后审查变为事前监督，对采购过程做到有据可查，有据可依。5、提高工作绩效 通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购等来降低采购管理成本，降低采购物资价格，提高工作效率，缩短采购周期。 6、实现零库存管理，降低库存储备资金占用； 建立完善的“零库存”管理体系，可以有效的降低库存资金占用，提高用户需求响应效率和服务水平，做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。
可见，网络信息化建设为采购管理带来了质的飞跃，在企业的实际应用中已取得了显著成效，持续加强信息化的应用范围和应用深度，利用信息化来不断深化管理，不断提高业务管理能力和专业化的能力、提高公司的核心竞争力已经成为所有人坚定不移的共识，建立高度集成、高效协作、快速响应的采购运行体系，实现科学、规范、专业的管理是企业领导人和各级人员的最终目标。
信息化建设中心
2011-5-26
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