Excel数据拨乱反正有方

许多时候，我们需要在Excel中处理的数据来自于网络或别的数据管理系统。当我们从这些途径导入数据到Excel表格之后，经常会发现计算结果出错。如何避免这种情况的发生？如何让转入的数据转换为可以参与计算的数字格式呢？

发生这些问题的主要原因是，导入在他方程序中创建的文件或导入从网络下载的文件时，Excel可能会将其中的某些数字识别为文本，这将导致Excel表格中的某些函数（如SUM和AVERAGE）忽略这些单元格中的数值。我们需要想办法让它们变成真正能参与运算的数学数字。

1. 准备在先 统一设定“常规”格式

如果不好确定转来的数据到底有哪些格式，格式是不是统一，可以先将所有不能被识别的单元格中的数字格式设置为“常规”格式来处理，然后再运用我们下面要讲到的各种方法。

以Excel 2013为例，选中要设置的单元格区域后，在“开始”选项卡页面中选择“单元格”一组中的“格式”，在下拉菜单中选择“设置单元格格式”一项（图1）。在随后弹出的格式设置窗口的“数字”选项卡下，单击“分类”下的“常规”，然后单击“确定”（图2）。

2. 自动纠错 开启错误检查按钮

如果那些将数字显示为文本的单元格中左上角有错误指示器，单击包含错误指示器的单元格，接着单击单元格旁边的错误按钮，然后单击“转换为数字”即可。

以上方法是基于Excel中的后台错误检查功能已打开的情况下进行的。如果Excel中尚未打开错误检查功能，则需要先打开这一功能，才能使用此方法来转换数字格式。具体方法如下。

在“文件”菜单上单击“选项”，打开Excel选项设置窗口。点选左侧“公式”一项，在右侧“错误检查”选项分组下，单击选中“允许后台错误检查”复选框，同时可设置标识错误的颜色。然后选择“错误检查规则”一组下的所有复选框（如图3），单击“确定”。

3. 人工纠错 重新键入单元格值

对于个别出现错误的单元格，也可以用人工纠错的方法来重新键入单元格的值。要在单元格中重新键入值，请按照下列步骤操作。

在“开始”选项卡页面中选择“单元格”一组中的“格式”，在下拉菜单中选择“设置单元格格式”一项。在“数字”选项卡中，根据情况选择“数值”、“货币”、“会计专用”、“百分比”、“分数”、“科学计数”等数字格式（如图4），然后重新键入数字即可。

4. 直接编辑 提前设好编辑权限

我们也可以直接在出现问题的单元格中进行编辑。但需要提前在Excel编辑选项设置中打开编辑权限设置。

在“文件”菜单上单击“选项”。在“高级→编辑选项”一栏，确保选中了“允许直接在单元格内编辑”复选框，单击“确定”（如图5）。

之后，双击要设置格式的单元格，编辑后按Enter键即可。

5. 刷新格式 巧用“选择性粘贴”

数字格式出错，主要原因就是在数据转移过程中沿用了原先的格式。为了避免原有格式的干扰，我们可以借用“选择性粘贴”，将数字的类型克隆为“数值”类。

先在Excel表的任一空单元格中键入数字1，选择该单元格，然后单击“开始→剪贴板”组中的“复制”按钮。

选择要将其中的值转换为数字的单元格区域，在“开始→剪贴板→粘贴”菜单下，单击“选择性粘贴”（如图6）。

在随后弹出的“选择性粘贴”窗口中，选择“粘贴”组下的“数值”一项；在“运算”分组下，单击选择“乘”。然后单击“确定”（如图7）。

最后，删除先前作为过渡性的、值为1的那个单元格。

小技巧：

某些数据管理系统在显示负值时，将负号放在数值的右侧。要将复制来的此类文本字符串转换为数值，必须从文本串中截取所有数字字符，并过滤掉最右侧的负号，然后将结果乘以–1。例如，如果单元格A8中的值为1890-，则可以使用以下公式将文本转换为值–1890：

=-1*LEFT（A8，LEN（A8）-1）