Excel“文件”菜单的两个妙用

利用Excel“文件”菜单中的“保护工作区”和“属性”可实现多文件的同时打开和预览功能。

实例描述：小李每天都要制作一个当天的财务报表。由于制作的报表大多需要从其他报表中获取数据，因此经常需要同时打开这些报表来工作。他每次开始工作时都要把这些文件逐一打开，并按照一定的样式来排列窗口。每次他都感叹太麻烦了。那有没有办法在打开一个自己需要的报表时可以同时按一定的窗口排列打开相关的其他报表呢？

在Excel的“文件”菜单下，有一个“保存工作区”菜单。如果用户想打开文件的同时打开与其相关联的其他多个文件，只需要在打开这些文件时，选择任一打开的Excel文件中的“文件→保存工作区”菜单，在弹出的“保存工作区”对话框中选择好文件的路径和输入文件名后，点“保存”按钮。此时，Excel将会保存一个扩展名为.xlw的文件。

此后，你如同时使用这几个文件，只需要打开这个工作区文件，Excel将会自动打开上次同时打开的多个文件了（图1）。

小提示：工作区文件仅仅记录工作簿文件的路径与文件名以及这些文件的窗口排列顺序，并不包含任何一个工作表。如果保存工作区文件后，你改变了其中某个Excel文件的位置，那么这个工作区文件就起不到您想要的作用了。

实例描述：有一天，小李的同事小王到外地开会去了。小王打电话小李修改某个报表中的一个数据。小李一打开小王放数据的文件夹，呵，有好多Excel文件，到底要修改的数据在哪个文件里呀？小李就打电话问小王，小王说时间久了也记不清了，让小李一个一个文件的打开挨个找。这可把小李忙坏了。小李想要是有个文件预览功能多好呀，就可以一下找到了。

其实，Excel本身是具备文件预览功能的，不过，需要在保存文件时进行一下设置。在打开的文件中选择“文件→属性”菜单，在弹出的“属性”对话框的“摘要”选项卡中把“保存预览图片”进行勾选，然后点确定，最后就可以保存了（图2）。

通过上述方法保存的Excel文件，在打开的文件存放文件夹中，您可以将文件的查看方式更改为“缩略图”，此时文件夹中的文件都会显现出类似图片的形式（图3）。

使用这种查看方式虽然可以看到报表的大概内容，但依然不是很清楚。您可以启动Excel程序选择打开菜单，在弹出的“打开”对话框中将视图方式更改为“预览”。此时，选中文件后，右侧都会出现该文件左上角的内容，方便您的辨认。相比较而言，预览要比缩略图的视图方式清楚很多（图4）。

怎么样，以上这两个妙用是不是会给您的工作带来很大的方便呀？那就赶快试试吧！