如何在现有财务软件的基础上轻松实现预算分析

amywu

Power-BI企业决策分析系统之预算分析方案


n Power-BI预算分析

对于每个企业，都或多或少的有着预算管理，复杂的到全面预算管理，简单的则对少数科目进行预算管理。

预算管理主要包括三个方面，一是预算编制，二是预算执行，三是预算分析。

在预算编制时，因为全面预算管理对企业的管理数字化水平有着相当高的要求，而且，需要耗用大量的人力去实施，这对目前中国绝大多数的中小企业来说，是不现实的。所以，许多对管理有着一定要求的企业，采取了一种折衷的方法，那就是针对不同的责任中心按科目来编制预算，其中，责任中心通常是对现有的部门进行必要的重新组合，而科目则主要关注于损益类的科目，如收入/费用等。在时间维度上，大多数的企业采取的是按全年进行预算编制的方式，少数企业能细到季度或月。因为目前还没有一个软件公司能很好地提供预算管理的模块，所以，绝大多数的企业都还是利用手工在excel中进行预算的编制。

预算编制好了之后，执行的控制通常是很多财务管理人员比较头痛的。对于已经使用了财务软件的企业来说，可以借助财务软件总账系统自带的简单科目预算功能来进行过程的监控，但如果预算责任中心的设置与财务软件中的部门设置是不一致的，则无法利用财务软件来自动监控。所以，大家更多地采取了手工处理的方式：重点监控几项费用科目，在报销审批时人为查询目前费用的实际发生额，对比预算值来进行控制。

预算的事后分析是非常重要的。如果编制的是全年预算，而希望在每个月或每个季度时跟踪实际完成的情况，则可以利用预算报表来分析其完成率与差异值；同时，它可以指导企业合理地编制下一预算期间的预算。

在财务软件中，利用它强大的自定义报表功能是可以做到预算分析报表的。但是，在实践中，却碰到了诸多的困难，让许多财务经理爱恨交加：

1、需要设置繁琐的公式：如果针对A事业部的销售费用进行实际发生额的计算，A事业部在部门设置中分散在不同的区域，销售费用包括了许多明细科目。可想而之，需要设置多么复杂的公式才能得到这个结果。

2、需要设置许多报表：最简单的情况下，一个责任中心就需要设置一张报表，N个责任中心就需要设置N张报表。

3、一旦更换了预算期间，则需要重新设置一遍所有报表的所有单元格的公式。如果想对多个预算期间的数据进行对比分析，那更是难上加难！

4、一旦科目或组织架构发生了变化，则需要修改相关所有的报表公式。

5、因为存在多张报表、多个单元格互相引用，一旦发生计算错误，就会引起一连串的错误数据。

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而Power-BI预算分析则很好地解决了以上问题，让一切变得非常简单。它充分地利用了Power-BI原有的财务分析模型，在此基础上，外挂一个预算录入接口，就能实时地进行预算分析与控制。它具有以下的特点：

1、预算维度可粗可细：如，科目可以粗到管理费用，也可细到某个明细的管理费用（如办公用品）；责任中心可以粗到事业部，也可细到每个明细的部门；时间可以按年/按季/按月来进行编制。

2、快捷、准确：只要设置好科目与责任中心，录入相关的预算值后，就不再需要任何的手工干预，仅需要在系统选择你要分析的期间与责任中心就可以了，没有公式，没有N张报表，点击鼠标，就可以轻松实现。

3、如发现异常，可随时钻取到明细账与凭证

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案例介绍

一、案例背景与现状：

北京晓通网络科技有限公司（简称"晓通公司"）成立于1990年，并于2001年成为浙大网新（上证代码600797）旗下成员企业之一，注册资本2亿元人民币。

晓通网络是一家专注于网络产品销售和增值服务业务的高科技企业，是国内最具实力的专业化网络公司之一，分支机构遍及全国18个大中城市，年销营业额达到20亿元人民币。

晓通公司的预算分析目前是按财年进行编制，将部门分为利润中心与费用中心两种预算中心，主要针对损益类科目进行预算管理。晓通使用的是金蝶K/3ERP，利用K/3的总账与报表系统，晓通已经较好地实现了预算管理的编制与分析，但是，仍然存在着上述的各种问题与麻烦，致使工作量巨大。

1、为了完成从各明细部门到事业部的预算分析，要制作数十张报表，且表与表之间存在着许多关联：

  

    2、为了实现预算科目实际发生值的计算，需要设置复杂的公式：

二、Power-BI预算分析解决方案：

1、晓通的ERP中部门的设置是按区域进行分类设置的，但预算编制时必须按事业部进行设置；在Power-BI中可以灵活将ERP中的部门设置进行重新组合：

2、各预算科目中的实际值计算有不同的情况，有的是自动根据某些科目进行自动归集（如销售费用），有的是通过手工录入（如应收计提），有的则是通过公式计算（如税金）。Power-BI可以灵活设置。

3、在费用中心的预算分析中，不同的费用中心所关注的费用重点是不一样的：如财务部门，除了部门一般费用之外，管理层比较关注税金与利息等财务费用；如MIS部门，需要将电话费与互联网费单列出来，等等。Power-BI允许针对不同的费用中心设置不同的费用科目分类。

三、应用效果：

使用Power-BI的预算分析功能，以前巨大的报表维护工作量完全没有了，只需要在系统中进行必要的设置，并将预算数据录入即可用鼠标轻松实现灵活的预算分析。

客户感言：

“用了Power-BI的预算分析，不再面对众多的报表与公式，不再担心会出错。投入不大，却节省了巨大的工作量，并且，权限控制严谨，操作异常简单。以前，我们因为工作量的原因，根本无法按季度来编制预算，有了Power-BI,以后我们还可以将预算编得更细一些，甚至根据某些明细科目按月进行预算管理。”

——晓通公司计管部总监 张永健