TA的每日心情 | 慵懒 2012-6-2 17:05 |
---|
签到天数: 425 天 [LV.9]以坛为家II
|
楼主 |
发表于 2008-11-9 16:15:54
|
显示全部楼层
因此,通过这样透视联想的财务信息化和我们的ERP系统可以总结出它有四个特色:
一是集成的。财务和企业的产、供、销各环节是完全集成,并能产生互动的,整个集团是一体的,不管你有多少个分支机构、在什么地点、多少种业务;
二是共享的。所有的原始数据都只有唯一的一次输入,然后就能为有权限的人“通透”地共享,部门之间的墙被拆除了;
三是实时的。每一个作业都会实时地反映,每一项控制都会实时地得到结果,每一份报表都会实时地生成;
四是精准的。它要求每一次作业都要么是Yes,要么是No,是准确的可量化的,流程定了就不能随意改,同样的数据就会产生完全一样的报表。
刚才谈的是财务的信息化,下面谈一下供应链的信息化。
(二)创新供应链运作模式,保证对市场的快速反应
传统的计划体制企业或是比较成熟行业的企业,营销模式大多是按库存生产。什么库存卖得多、卖得快就生产什么以填补库存,然后按库存进行销售,销售就是推销库存。我们以前也是这个模式,但后来我们发现计算机产品就象是新鲜水果,产品更换得特别快,如果继续以前的那种营销模式,市场已经变了你却未必能发现得了,就算发现了你也未必能调整得过来,这样就很容易产生积压,同时也不能快速地满足市场的需求。比如原来相对高端的产品需求不大,库存也不大,销完了要补充,在你的生产计划中也排不到优先位置。但其实可能市场已经变了,原来高端的产品已经变成中低端了,变成主流产品了。你反应慢了,你的销售还在推销原来的那些中低端产品,但卖不动,没有人来告诉你市场变化的信息,因为你的离市场最近的销售人员的任务是卖库存,不是接订单,不是传回用户的信息。
因此,我们所设计的模式是按市场供应、按订单生产,变企业“推”为用户“拉”。用户、代理商不用考虑我们库存有没有,只管把他需要的产品(过去是我们的产品目录中有的,未来甚至配置也可以自选,完全个性化)订单交给我们,然后我们的供应系统(采购、生产、配送)立即转动起来,保证在最短的时间里完成这个订单,把货交到用户手里。这就是我在开场白中所说到的后面适应前面、难度留在后面、后面要保持对销售前端的弹性。为了满足这些要求,我们的生产模式是安全库存结合按订单生产。对于客户需求量最大的产品,准备安全库存,以便快速供货,安全库存可以用长流水线生产。不在安全库存的就按订单生产,按单生产要求我们具有单元生产的柔性方式,目前我们的54个单元可以同时生产54个品种,小批量,多批次。
然而这样子的营销模式最核心的问题还是怎么样既能快速满足客户的订单,同时又不需要备大量的库存造成积压。换句话说,后端供应系统如何准确地预测市场销量,同时怎样在市场发生变化后快速作出调整,这两点成为我们考虑供应链信息化的根本出发点。
我们希望建立一个科学的模型,能够不但预测短期(1-4个月)的市场需求,也能预测中长期(4-12个月)的市场需求。这个模型能够综合考虑历史销售曲线、年初目标、自己的和代理商的库存变化等诸多的因素,同时能够根据调价、促销、产品切换等突变因素进行调整,当然这个模型的输出结果只能作为决策参考,面对市场没有什么模型是万能的。最终决策还要依赖人在这些参考数据基础上的判断。
利用这样修正以后的预测,我们可以产生采购计划。采购计划除了利用这个销售预测以外,还会考虑库存信息、采购周期、采购规模效应、生产周期、生产产能等方面的因素,采购计划包括立即生效的采购订单和中长期的采购预测,供供应商参考。这些订单和预测通过供应商协同网站传输到供应商端,他们可以实时反馈这些订单所处的状态。
而另一端客户的订单(可以是个性化配置订单)通过联想的电子商务系统进入我们的订单确认系统,一方面作为生产计划模块的输入之一,产生生产计划;另一方面通过订单确认系统自动运算获得订单能否满足和满足时间的信息,再通过电子商务系统把这些信息传达给用户。
同时代理商的库存信息、市场部门的销售统计和计划也会通过电子商务系统传输到我们的销售预测模块中作为输入参考。
再加上车间管理系统和配送管理系统,这就构成了我们完整的供应链信息管理系统。有了它我们就能够满足前面我们所希望的一是准确预测、二是快速调整的供应要求。
没有这样的系统以前,一是我们没有渠道快速获得象代理商销售、库存这样市场最直接的信息,也没有前期销售统计分析的数据,要获得这些信息要滞后好多天;二是就算了解了市场信息,改变采购计划、生产计划,修改订单、通知供应商又要好多天,因此决策往往是滞后的。但有这样的系统后,不但市场信息可以直接传到供应系统,更方便的是只要重新运行采购计划和生产计划模块我们就可以快速改变采购计划、生产计划,并无时差地传递到供应商和生产车间去,这就是信息的“通透性”带来的优势。
(三)推动服务创新,提高客户满意度
企业的市场化机制除了体现在供应环节以外,客户关系环节也是必不可少的。如何有效地把握客户的需求,如何满足客户需求,是提高用户满意度、增强企业竞争力的关键,信息化在这个过程中发挥了不可替代的作用。
一些企业在开拓市场时常会碰到这样的尴尬情况:一个新来的业务人员千方百计地和一个大客户的采购主管建立了联系,对方却说:“你们的某某以前经常来,后来我们要采购却找不到他。”回去一问,原来某某不久前调离了。
大家知道:每个企业都有不少的客户,对这些客户的管理都装在我们企业每一个员工的脑子里,而且如果同时和一个客户打交道的有多个人的话,那每一个人脑子里装的东西都不一样,企业的客户资源不能得到充分利用、或是有效地协调。
联想通过构筑客户信息数据库,建立企业与每一个用户之间一致的界面,用户的每一次访问(不论是网站、电话还是现场)都被记录下来;用户的每一次购买行为也会被记录下来;企业不同部门的人对用户的拜访也被记录下来;客户的咨询服务只要拨通同一个电话800-8108888就会自动转接到相关人员那里,而且此人能够立即获取这个用户以前的购买和服务的记录,便于向客户解答;企业也可以利用这样的系统主动去了解用户对企业的需求和对产品的满意度,并有针对性地去维护一些大客户的专用网页并提供他所愿意要的相关产品,从而大大提高企业的效率和客户满意度。
大家刚才参观了我们的客户服务中心,这个中心是我们了解用户使用需求、购买需求和服务需求的一个窗口,也是我们为用户提供优质服务、提高客户满意度的运作指挥中心。我们的要求是,一个“窗口”、“一站式”满足客户的需求,无论是咨询、购买还是维护需求。这就要求我们的接线员不再是传递问题的“二传手”,也不再仅仅是咨询专家,他就是销售员,他就是服务的调度员。不久以后,随着我们的信息系统的进一步优化,我们将能够做到这一点。接线员在了解客户需求后,可以分别转向咨询、销售、服务或意见几个组,销售可以根据客户的喜好再选择立即购买、送货后付款,或是向他推荐就近的专卖店或代理商。服务如果是电话解决不了的问题,接线员可以立即通过信息系统发现他最近的上门服务点,了解工程师的资源状态后,并征询用户意见做好上门服务安排。
同样客户关系也会是和企业的其它环节的信息系统有机连接的。比如,车间管理系统会自动将每一个序列号下机器的配置和各零部件的型号、厂家等信息传递过来,以便于服务时掌握。同时客户关系所产生的用户维修信息也会传递到生产和质控系统供他们分析判断、不断改进产品质量。
(四)实现网络办公,营造新型的企业文化
网络办公的情况,大家在参观过程中已有所了解。我想再说明一下网络办公所起的作用。
首先,通过网络办公,加强了人与人之间、部门与部门之间、员工与领导之间的沟通,提高了工作效率,保证了及时决策。电子邮件现在已成为公司内部一种主要的办公交往方式。会议通知、会议纪要、请示报告、工作研讨、情报资料等等,都可以通过邮件与公司内任一部门和个人进行交流,不仅省却了找人、等人的时间,而且使沟通更及时、更充分。我现在平均每天处理的邮件有50---60件,对属于日常决策的一些事项基本上当天都可以给出答复。出差时,特别是到国外出差,遇有一些比较紧急的事项,也可以通过邮件及时作出决定,避免耽搁。
通过公司内部网页,每一个员工可以对公司有全面的了解。公司最近发生的一些大事、决策层的战略思想、员工的意见都可以通过网站直接通报到每一个员工,大家可以共享。各种新技术、新方法、新思想、新知识,可以在网上共同学习。网络办公的环境,确实使员工做到了身在岗位、胸怀全局,大大增强了公司的凝聚力。
其次,网络办公系统为员工积极参与公司管理开辟了通道。“进步信箱”自去年开设以来,员工来信逐月增多,现在每月已有200多件,来信内容涉及公司经营管理的各个方面,有建议、有批评,有对公司发展问题的思考,也有对公司一些决定的不同看法。我们设立专门岗位对员工来信及时处理,规定对员工反映的问题和建议要件件有落实,件件有回复。每个月对有价值的建议还要进行评比和奖励,进一步调动了员工关心公司、热爱公司、积极参与公司管理的积极性。
第三,通过网络办公,节约了成本,提高了劳动生产率,使员工可以把更多的精力投入到本职工作中。以网上报销为例:目前,我们可以在网上报销的费用共10种,以5000名员工,每人每月报销两笔计算,系统处理的单据量平均每月10000笔左右。过去,员工填完单据,要找签批人签批,然后再到财务前台,等待单据审核并结算。按每人每次报销的平均等待时间30分钟计算,每月可节省5000小时左右,相当于节省了28人。财务人员的工作量也因网上报销的实现而减少了30%。连同其他因素,网络办公共可节省人员100名左右,相当于劳动生产率提高了2%。
通过网上资源预定,使差旅费、办公用品费等费用降低10%左右。网络办公所产生的效益是十分可观的。
第四,网络办公使公司各种行政资源的使用公开、透明,对行政后勤部门改进工作,提高服务质量也起了促进作用。比如,车队一般是比较难管理的地方。过去,员工用车,手续繁杂不说,为订得上订不上还时常会和调度发生矛盾。调度员和司机之间的矛盾也很大,司机往往挑肥拣瘦,调度员也很难做到“一碗水端平”。现在,车辆的资源和使用情况完全是公开的,司机服务的好,员工的使用率就高,司机出车的公里数高,收入就会增加。这就促使司机努力做好服务,同时避免了调度和司机之间的矛盾,车辆行驶率大幅度提高,从过去的单车月行驶平均2500公里增加到3500公里,管理成本从每公里2.8元降低到1.9元。
网络办公,营造了一种沟通、参与、信任、高效的文化氛围,增强了员工的主人翁责任感,这也是信息化建设所取得的又一个成果。
四、几点体会
下面我再谈谈几点认识和体会。
信息化根本上只是给企业管理提供了一种先进的手段。无论是信息化三个层面哪一个层面的工作,都是先有思想、先有流程、先有模型,然后才有信息化的实现。因此软件程序、硬件工具也好,顾问公司、系统集成商、应用集成商、抑或是企业的CIO也好,都只能起到鼓吹、辅助、咨询和推动的作用,决不能代替企业的各级管理者,尤其是企业一把手的作用。
在这一点上,联想有着非常深刻的教训。我们一开始为推进ERP成立的项目组,骨干都是由IT部门的人员担当。各部门派来参加项目的也都不是能拍板决策的人。IT部门的人员对业务了解不深,业务部门的一般人员对流程的梳理也没有发言权,因此,使项目进展遇到很大的困难。后来,我们下决心把业务部门的主要领导抽上来担任项目总监,各个项目组的负责人也都由业务部门的一把手担任,才保证了项目的顺利进展。在日常的经营任务非常紧张的情况下,让业务部门的负责人以较多的精力参与到项目中来,也不是那么容易的事。这个时候,确实需要靠公司一把手的决心和魄力来调兵遣将,也就是说企业信息化必须是“一把手工程”。
我们说企业信息化是“一把手工程”,有的企业领导人就简单地理解为“要人给人,要钱给钱”,剩下的事CIO去做去,其实远远不只这么简单。信息化建设过程中,企业最高管理者的作用可以用“坚定信心、把握方向、资源保障、关键决策”四句话来代表。
所谓“坚定信心”就是要向全员尤其是各级干部明确宣示“信息化不是可做可不做的事,而是一定要做、一定要做好的事”。信息化的过程就是一个规范的过程,一个从人治向法治转变的过程,过去没有规章的建立起规章,没有目标的建立起目标,没有流程的建立起流程,这从主观愿望上和客观习惯上对一把手本身、对下面人都是一种挑战,信息化的过程必定伴随着组织架构的重组、流程的重新梳理,那必定意味着权利和利益的重新分配。比如我们正在进行的供应链管理SCM项目完成后,将把原来散落在各事业部的采购权集中到集团的采购组织中,由他们通过SCM系统直接给供应商下单,这从效率上、效益上、规范上都毫无疑问有了很大改善。但是不是因此会侵蚀某些人的利益呢?因此,如果没有企业最高领导人很坚定的信心并使之倡导全员,大概就很难推动。
但是一旦企业的信息化意识被唤醒后,“一把手”又会面临另一方面的尴尬,当每个部门都觉得信息化会给他们带来好处而争着上项目时,企业必定会遇到资金和开发能力等方面的瓶颈。因此如何在企业有限资源下合理的布局,分步骤实施就成了企业“一把手”要做的“把握方向”的内容。当然“把握方向”的头等任务是确定什么时机上。信息化的确不是万金油,一定是先有规章、流程,才有把规章、流程固化下来的信息化。换句话说管理基础不形成,信息化是空谈。
“把握方向”也要把握企业的资源不要重复浪费,要统一规划、逐步实施。这一方面联想是走过弯路的。刚开始我们都是各自为战,一个应用、一个应用地分别去实现,不但资源重复投入,而且后来各个应用之间不能衔接,数据不能共享,使得有些原始数据不得不重复录入。比如同样是一张销售小票,客户关系管理录一遍,用来建立客户数据库;财务要录一遍,主要是为了会计账;库存还得录一遍,以建立库存帐;这样不但没有提高效率,反倒是降低了。直到98年开始,我们彻底甩掉了原来的包袱,基于SAP的R/3系统开始重新规划我们完整的信息化系统,使得数据统一、应用接口可以对接。因此在座的大企业老板如果要搞信息化,我建议还是要避免这样的弯路,高起点地进行系统布局,然后根据资源状况、根据工作重心选择分步实施的方案。
所谓“资源保障”,当然是要给钱、给人,尽管现在国际的潮流是实施要委托专业的咨询公司和系统集成商来完成,但企业自己人的参与、双方的配合尤为关键。企业自己的人应该能够对信息化的特点有清晰的认识,并依据这些特点对自己企业的需求能给出清晰的描述。对于信息化将会涉及的组织和流程的重组,最终的推动力将是企业自己的人,尤其是各部门的一把手。因此,“一把手”要给的资源首先是自己,是自己的时间、精力,是你的权威所带来的推动力。当年联想考虑上ERP时,柳总就曾在公司干部会上大声宣告:“上ERP有可能早死,但不上的话就只有等死!联想不能死,所以我们必须成功!”正是柳总的权威,确保了这个项目的成功。
搞信息化很重要的资源之一是咨询顾问。一般企业舍得在购买硬件上花钱,但其实今天国外大型企业在信息化方面的投入,花在软件和服务方面的钱已经远远超过了在硬件方面的投入,没有软件的硬件等于是一堆废铁,而不适应业务要求的软件也会适得其反。请一个好的咨询顾问,能起到事半功倍的作用。他们可以利用他们的经验,在其它企业的成功实践,不仅帮助你设计系统、选取软件,而且能够起到你的管理顾问、流程重组顾问的作用,使得我们对国外一些已经固化的先进管理思想能够跨越式吸收。比如:联想以前的信用管理主要是支持销售的手段,每个事业部、每个产品几乎都有自己的信用额度,为了使本事业部的产品迅速占领市场,大量开放信用额度,给代理提供资金支持。但是各事业部之间互不沟通,这个产品额度冻结了,另个产品还要放,完全不管代理的财务状况,给企业的资金运作带来很大的风险。通过顾问公司的指点和对ERP等先进思想的学习,我们开始根据代理商的财务状况、资金偿还能力、合作历史情况,并考虑中小企业的特点,建立了集中统一的信誉金管理体系。前面已说过了,现在联想坏帐损失占总收入仅为万分之五。
当然,对于国外的管理思想,我们也不能一味地生搬硬套,因为其中也有一些是不适合中国国情的。我们在实施ERP时发现,ERP所支持的订单确认模式,或者说国际上的订单模式,其实并不完全适合中国的实际情况和环境。因为ERP的订单确认思想是以“准”为主,是适应国外企业计划性较强的特点。而中国的用户、代理基本是下了订单就要货,我们就把追求“快”比追求“准”放在了更重要的位置上。其实我们自己的一些企业业务模式是存在优势的,因此我们也不必一味地妄自菲薄、崇洋媚外。
所谓“关键决策”,更是“一把手”必须做的。从信息化启动到咨询公司选取、软件选取,再到业务流程重组,其间有许多关键点需要公司最高管理者的决策。尤其是业务流程重组可能会涉及公司的战略取向和管理风格,必须“一把手”了解、拍板。比如联想正在进行的供应链管理SCM项目,尽管我们现行的销售模式是代理制,但顾问和项目总监却反复问我,未来会不会直销,需不需要按定单生产,因为这是完全不同的流程模式。再比如欧洲的一些软件产品是比较规范的,但是缺乏灵活性,比较适合传统制造型企业,美国的一些新公司产品则较灵活,尤其是对于高新技术企业产品、市场都变化比较快的情形比较适合。因此管理者需要根据企业的特点和管理文化的风格来进行拍板,到底选用什么样的软件。
五、联想信息化全景图
以上是联想信息化建设的主要情况。联想各系统之间并不是各自独立、分离的,他们是集成的、一体化的。
客户的需求我们把它分解成使用需求、购买需求和服务需求,客户通过网页、电话、面对面等方式将需求传递给联想,进入联想的客户关系系统、产品研发系统、供应链系统,这三个系统驱动资源计划系统合理调动企业人、财、物资源,分别满足客户在服务、产品和供应三方面的需求。企业各级管理者通过构架在网络办公基础上的管理驾驶仓,实时掌控企业各环节的运作状况和管理绩效,准确的做出决策和判断。
此图就是联想通过多年实践总结出来的,以客户为驱动的,协同上下游合作伙伴,资源一体化的信息化全景图。几年来大规模的信息化建设,使联想的各项成本明显降低、经营效益显著提高,有力地促进了企业竞争力的提高。下面,让我用一组数据来回顾一下信息化给联想带来的可喜的变化:
库存周转由95年的72天降到2000年的22天,以2000年库存平均余额9.63亿元计,节省资金21亿,资金成本以6%计,相当于1年降低成本1.26亿元;
积压损失由95年的2%降到2000年的0.19%,以2000年营业额200亿元计,相当于1年节省成本3.62亿元;
应收帐周转天数由95年的28天降到2000年的14天,以2000年的应收帐平均余额7.82亿元计,相当于节省资金7.82亿元,成本降低0.47亿元;
应收帐坏帐占总收入的比例由95年的0.3%降到2000年的0.05%,以2000年营业额200亿元计,相当于成本降低0.5亿元;
网上资源预定,使差旅费、办公用品费用降低10%左右;
以上各项每年总计降低成本6亿多元。
公司总体费用率由95年的20%降低到2000年的9%。
网络办公、财务管理、供应链管理和电子商务共计约节省人员350人,以5000名员工计,相当于劳动生产率提高7%。
联想电脑销量从97年到2000年平均每年递增78.2%(中国电脑市场平均增长率为33.5%);
联想电脑市场份额从97年的10.7%增长到2000年的28.9%,今年上半年已经达到30%;
从97年到2000年,公司销售收入平均每年递增50.4%;平均每年递增61.3%。
随着公司信息系统的进一步完善和拓展,我们将在管理上完全同国际接轨。我们要以现代化管理为根基,来面对WTO,面对更加严峻的考验,争取为我国信息产业的发展,为推进国家和企业的信息化建设作出更大的贡献。 |
|