应付管理日常操作手册 下

wang_xu008

四、
制单处理

制单即生成凭证，并将凭证传递至总账记账。系统对不同的单据类型或不同的业务处理提供实时制单的功能；除此之外，系统提供了一个统一制单的平台，您可以在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。以下将介绍其详细内容。

【操作步骤】
1.
用鼠标选择 【日常处理】菜单项下的 【制单】项。
2.
用鼠标单击左边选择制单类型，制单类型包括发票制单和应付单制单、核销制单、票据处理制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单、转账制单、汇兑损益制单。您可根据自己的实际需要选取需要制单的类型。
3.
输入完查询条件，单击〖确认〗。系统列示符合条件的所有未制单已经记账的单据
4.
输入制单日期，在“凭证类别”栏目处，用下拉框设置一个默认的凭证类别。可以在凭证中修改该类别。
5.
系统会将日期小于等于当前业务日期的所有未制单已经记账的单据全部列出。
6.
您可以在选中一条记录，然后点击〖单据〗按钮，即可显示该条记录所对应的单据卡片形式。若该条记录所对应的单据有多条，则先显示这些单据记录的列表形式，然后可以双击打开成卡片形式。
为了快速地、成批地、有效的生成凭证的摘要内容，您可以使用制单功能运用凭证摘要设置功能来达到这个目的。

【操作步骤】
1.
在【制单】功能的制单列表界面中点击〖摘要〗按钮。
2.
您可以选择需要设置的制单类型，分别进行摘要内容的设置。
3.
双击需要显示在摘要中的栏目名称，打上选择标志。
4.
您可以通过点击〖全选〗、〖全消〗按钮达到统一选择和取消选择的目的。
5.
您若对显示栏目的顺序不满意，可以通过点击〖上移〗、〖下移〗按钮达到目的。
6.
设置完后您需要点击〖保存〗按钮来保存您的上述设置信息。
提示：
·
各项摘要内容之间，系统自动用“_”联结。
·
若联结的摘要内容长度已经超出凭证中允许的摘要最大长度，则超长部分内容系统将自动截掉。
·
若设置的项目在单据中查询到内容为空，则系统将自动去联结下一向内容。
·
若有多张单据或多笔处理合并制单，则合并分录的摘要直接根据查询到的第一张单据或者第一笔处理中的内容显示。
7.
选择要进行制单的单据，在“选择标志”一栏双击，系统会在你双击的栏目给出一个序号，表明要将该单据制单。您可以修改系统所给出的序号。例如，系统给出的序号为1，您可以改为2。相同序号的记录会制成一张凭证。您也可点击〖合并〗按钮，进行合并制单。
各种制单类型均可以实现合并制单处理，只有坏账处理制单暂时只能独立制单。
【操作步骤】
0.
用鼠标选择 【日常处理】菜单项下的 【制单】项。
1.
用鼠标单击左边选择制单类型，制单类型包括发票制单和应收单制单、核销制单、票据处理制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单、转账制单、汇兑损益制单。您可根据自己的实际需要选取需要制单的类型。
2.
输入完查询条件后进入制单记录选择界面，列表标题显示为：需制单明细记录。在列表表头显示如下本次选择的制单类型信息，如制单类型：发票制单、核销制单、转帐制单。
3.
您可以点击〖合并〗按钮，将所选单据合并生成一张凭证。
9.
选择完所有的条件后，点击〖制单〗按钮，进入凭证界面，凭证界面操作方法如下。
§
您可以增加、删除分录，但增加、删除的分录科目不能为受控科目，系统生成的分录不允许删除。您可以修改科目、项目、部门、个人、制单日期、摘要、凭证类别、附单据数等栏目。
§
金额由系统自动生成，您不能对此进行修改。但允许您对非受控科目分录进行金额的修改。
§
当按单据制单时，自动取单据中相应的备注内容填充摘要，如果没有备注内容，则按当前单据类型或处理内容填充摘要；当按发票制单时，取发票类型及摘要作为凭证摘要内容。摘要允许修改。
§
用鼠标单击〖保存〗按钮，可以将当前凭证传递到总账系统。
§
您可以通过〖上翻〗或者〖下翻〗按钮查看上一张或者下一张凭证。

10.
操作完毕，用鼠标单击〖保存〗按钮，可以将当前凭证传递到总账系统。
注意：
§
您可以增加、删除分录，但增加、删除的分录科目不能为受控科目，系统生成的分录不允许删除。您可以修改科目、项目、部门、个人、制单日期、摘要、凭证类别、附单据数等栏目。
§
金额由系统自动生成，您不能对此进行修改。但允许您对非受控科目分录进行金额的修改。
§
当按单据制单时，自动取单据中相应的备注内容填充摘要，如果没有备注内容，则按当前单据类型或处理内容填充摘要；当按发票制单时，取发票类型及摘要作为凭证摘要内容。摘要允许修改。
§
用鼠标单击〖保存〗按钮，可以将当前凭证传递到总账系统。
§
您可以通过〖上翻〗或者〖下翻〗按钮查看上一张或者下一张凭证。

·
本系统的控制科目可在其他系统进行制单，在其他系统制单则会造成应付款管理系统与总账系统对账不平。（存货核算系统除外）
·
制单日期系统默认为当前业务日期。制单日期应大于等于所选的单据的最大日期，但小于当前业务日期。
·
所输入的制单日期应该满足总账制单日期要求：即大于同月同凭证类别的日期。
·
一张原始单据制单后，将不能再次制单。
·
如果您在退出凭证界面时，还有未生成的凭证，则系统会提示您是否放弃对这些凭证的操作。如果您选择是，则系统会取消本此对这些业务的制单操作。

注意：若生成凭证错误，想修改或删除凭证。需要在单据查询――凭证查询中进行操作。


1、单据查询系统提供对应收单、结算单 、凭证等的查询。进行各类单据、详细核销信息、报警信息、凭证等内容的查询。这里主要讲解凭证查询：
凭证查询您可以通过凭证查询来查看、修改、删除、冲销应付账款系统传到账务系统中的凭证。  

【操作步骤】
1.
用鼠标点击【单据查询】，选择【凭证查询】。
2.
输入完条件后，点击〖确认〗按钮，查询结果按所选的月份列示。
3.
在查询结果界面，您可对其进行相关操作。

提醒：
·
如果您要对一张凭证进行删除操作，该凭证的凭证日期不能在本系统的已结账月内。例如，本系统生成一张2月27日的凭证后，2月份执行了月末结账；那么在查询该张凭证时，就不能删除该张凭证。
·
一张凭证被删除后，它所对应的原始单据及操作可以重新制单。例如，一张发票所生成的凭证被删除后，可以重新对发票生成凭证。
·
只有未审核、未经出纳签字、未主管签字的凭证才能修改、删除。
注：除凭证查询外，其他所有的单据列表查询，只能进行查询工作，不能进行修改或者删除，如果想修改或删除，需要到进行操作的地方进行改动。如：应付单要取消审核，就需要到应付单审核的地方进行取消。
2、帐表管理分为我的账表、业务账表查询、科目账表查询、统计分析。

业务账表查询
作用：
通过账表查询，可以及时地了解一定期间内期初应付款结存汇总情况、应付款发生、付款发生的汇总情况、累计情况及期末应付款结存汇总情况；还可以了解各个供应商期初应付款结存明细情况、应付款发生、付款发生的明细情况、累计情况及期末应付款结存明细情况，能及时发现问题，加强对往来款项的监督管理。

功能：
业务明细账查询，进行一定期间内各个供应商应付款明细账的查询。
业务余额表查询，进行一定期间内应付款余额表的查询。
业务总账查询，进行一定期间内应付款汇总情况的查询。
对账单查询，提供一定期间内供应商往来账款明细情况的查询。

统计分析查询
作用：
通过统计分析，可以按用户定义的账龄区间，进行一定期间内应付款账龄分析、付款账龄分析、往来账龄分析，了解各个应付款周转天数，周转率，了解各个账龄区间内应付款、付款及往来情况、能及时发现问题，加强对往来款项动态的监督管理。
功能：
应付账龄分析功能，分析客商一定时期内各个账龄区间的应收款情况。
付款账龄分析功能，分析客商一定时期内各个账龄区间的收款情况。
付款预测，预测将来的某一段日期范围内，供应商、部门或业务员等对象的付款情况。
欠款分析，分析截止到某一日期，供应商、部门或业务员的欠款金额，以及欠款组成情况。

科目账表查询
作用：
用户可在此进行通过不同角度进行科目账表的查询。
功能：
科目余额表，用于查询应付受控科目各个供应商的期初余额、本期借方发生额合计、本期贷方发生额合计、期末余额。
科目明细账，用于查询供应商往来科目下各个往来供应商的往来明细账。
其他处理在其他处理里，您可以进行取消操作、月末结账等处理

一、
取消操作
【操作步骤】
1.
在菜单条上选取【其他处理】下的【取消操作】项。
2.
在“操作类型”下拉框中选择恢复的类型。系统提供了如下类型：
§
恢复付款单的核销前状态
§
恢复票据的处理前状态
§
恢复转账处理前状态
§
恢复计算汇兑损益前状态
§
恢复并账处理前状态。

我们运用中只涉及到取消核销。因此只对取消核销进行讲解：
选择恢复付款单的核销前状态：
1.
在各栏目中输入取消操作的条件。
2.
输入完成后，点击〖确认〗按钮执行此次操作，系统将满足恢复条件的付款单据列出。
3.
您可以在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张应付单据恢复到核销前的状态，点击?确定?图标执行恢复操作；也可以在有标记的一栏里双击鼠标，取消选择。
提醒：
§
如果付款单日期在已经结账的月份内，也不能被恢复。
§
如果付款单在核销后已经制单，应先删除其对应的凭证，再进行恢复。
3、月末结账如果您已经确认本月的各项处理已经结束，您可以选择执行月末结账功能。当您执行了月末结账功能后，该月将不能再进行任何处理。

【操作步骤】
1.
用鼠标单击【其他处理】-【期末处理】菜单条下的【月末结账】。
2.
选择结账月份，双击结账标志一栏，标志选择该月进行结账。
3.
单击〖下一步〗按钮， 系统将月末结账的检查结果列示，您可以点击其中任意一项，以检查其详细信息。点击〖取消〗按钮，取消此次操作。
4.
点击〖确认〗按钮，执行结账功能。

【业务规则】
§
应付款管理系统与采购管理系统集成使用，应在采购管理系统结账后，才能对应付款系统进行结账处理。
§
当选项中设置审核日期为单据日期时，本月的单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核。
§
当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样可以进行月结处理。
§
如果本月的结算单还有未审核的，不能结账。
§
当选项中设置月结时必须将当月单据以及处理业务全部制单，则月结时若检查当月有未制单的记录时不能进行月结处理。
§
当选项中设置月结时不用检查是否全部制单，则无论当月有无未制单的记录，均可以进行月结处理。
§
如果是本年度最后一个期间结账，建议您将本年度进行的所有核销、转账等处理全部制单。
§
如果是本年度最后一个期间结账，建议您本年度外币余额为0的单据的本币余额结转为0。
§
如果您这个月的前一个月没有结账，则本月不能结账。
§
您一次只能选择一个月进行结账。

取消结账本功能帮助您取消最近月份的结账状态。

【操作步骤】
1.
在菜单条上选取【其他处理】-【期末处理】菜单下的【取消结账】。
2.
选择要恢复结账的月份，系统即会进行相关的处理。