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发表于 2009-4-4 16:08:40
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(二)证实客观事物的方法
证实客观事物的方法是证明和落实客观事物的形态、性质、所有权、存放地点、数量和价值等的方法。这类方法包括盘点法、调节法、观察法和鉴定法。
1、盘点法。盘点法又称盘存法,是指对被查单位的财产物资进行实地盘点,以确定其数量、品种、规格及其金额等实际状况,核实帐实是否相符的一种方法。对实物的盘点应强调突击性,即事先不告知经管财物的人员要进行盘点,以防止被查单位或经管人员事先提防,弄虚作假,将财物保管工作中的挪用、盗窃及其他弊端加以掩饰。
盘点法按其组织方式分为直接盘点和监督盘点两种。直接盘点是由查帐人员亲自到现场盘点实物,核实帐实是否相符的方法。监督盘点是指在查帐人员的监督下,由经管财物人员及其他有关人员进行实物盘点清查,必要时查帐人员可以进行复盘核实的方法。在盘点过程中,根据实际情况既可以采用全部盘点方式,也可以选择其重要或可疑财物进行重点抽查,还可以随机抽查。一般对容易出现舞弊行为的现金、银行存款和贵重的原材料要全部盘点,对大宗的原材料、产成品、固定资产等可以抽查盘点。盘点时,财产物资的经管人员及其主管人员均应在场,盘点结果要填制盘点表,由财产物资经管人员及其主管人员、查帐人员三方签字,作为查帐证据,如发现帐实不符等情况,不论是技术性差错,还是人为的违法违纪行为,都应查明原因,分清性质,划清责任,作好记录。
2、调节法。调节法是指在查帐时通过调整有关数据来求得需要证实数据的方法。在查帐过程中,往往会出现现成的数据和需要证实的数据在表面上不一致,这时可用调节法来证实数据是否正确。如对银行存款实有数的审查,
通常要运用调节法编制银行存款余额调节表来进行;对财产物资盘点时,当盘点日与书面资料结存日不同时,也要运用调节法来验证或推算帐实是否相符。
3、观察法。观察法是指查帐人员到现场实地观看视察被查单位经济活动、经营管理以及各个环节的内部控制制度的执行情况,从中发现问题的一种方法。采用观察法时,查帐人员应深入到被查单位的仓库、车间、工地、办公室等现场,对其内部控制制度的执行情况,财产物资的保管和利用情况等进行直接观察,并根据需要可以进行拍照和录像,同时要与查询法等其他查帐方法结合起来,才能收到更好的效果。
4、鉴定法。鉴定法是指对书面资料、实物和经济活动等的分析、鉴别,在超出一般查帐人员的能力和知识水平的情况下而邀请有关专门部门或人员运用专门技术进行确认和识别的方法。鉴定法主要侧重于对实物的物理、化学性能以及是否符合质量标准等方面的鉴定,也用于对涉及书面资料真伪的鉴定,以及对经济活动的合理性和有效性的鉴定等。鉴定法的鉴定结论必须具体、客观和准确。
四、怎样审查证、帐、表
(一)怎样审查会计凭证
会计凭证记录了每一笔经济业务的内容。因此,审查会计凭证是查帐重要的、基本的环节,也是发现违法违纪行为的主要方法之一。
1、审查原始凭证
在原始凭证上做手脚是单位或个人进行舞弊的主要手段,因此,审查原始凭证至关重要。
(1)审查外来原始凭证
审查外来原始凭证关键是审查它的真实性和合法性,一般从以下八个方面进行:
①审查原始凭证的形式,看是否符合作为合法报销凭证的要求,如购买物品应用正式发票报销,而不能用白条报销,且报销联必须是发票联,而不能用其他联。
②审查原始凭证的填制项目,看填制日期、接受单位、事项、数量、单价、金额等是否填写,开出单位及其经办人员是否盖章签名。
③审查原始凭证的填制内容,看所填的接受单位与报销单位是否相符,所填的经济内容与开票单位名称及业务性质是否相符,原始凭证的日期与报销日期是否相近等。
④审查原始凭证的脸面,看有无刮擦、挖补、涂改、字迹不一致或该复写而不是复写的情况。
⑤审查原始凭证的报销手续,看应履行的手续是否履行,如领导是否审批,是否有经办人、证明人或验收人签字等。
⑥审查原始凭证的附件,看需附附件报销的原始凭证是否附有附件(附件本身也是原始凭证),如购买材料需办理入库手续的,必须附有材料入库单。
⑦审查原始凭证的金额,看金额是否等于数量乘以单价,合计数是否等于分项数相加之和,大小写是否一致,单价是否符合市场行情等。
⑧审查原始凭证的经济内容,看是否符合政策、制度和计划等规定,有无违反财经法规乱收乱支的情况,有无任意扩大费用开支标准和铺张浪费的情况,有无贪污、舞弊、盗窃国家资财的违法违纪行为等。
(2)审查自制原始凭证
①审查自制收款原始凭证
自制收款原始凭证是单位取得收入时开具给付款单位或个人的凭据,即收款票据,包括发票和收据。审查收款票据主要从以下四个方面进行:
A、审查收款票据的种类。主要审查被查单位使用了哪些种类的发票、收据,使用的各种发票、收据是否属于按规定使用的收款票据,有无使用不符合规定收款票据的情况,特别要注意检查其下属单位和派出、内设机构使用收款票据的情况,以防止其自行购买或印制收款票据收款。
B、审查收款票据的管理。主要审查发票、收据的购买或印制、领发和保管制度是否健全,发票、收据的购买或印制量、发出量和库存量是否相符,号码是否衔接。
C、审查已使用收款票据的情况。主要审查已使用发票、收据的存根联是否齐全,有无缺号情况;所有开具了未作废的发票、收据的记帐联是否都按开票日期做了帐,存根联与记帐联上的数量、金额、开票日期是否一致,出售产品、提供劳务的价格是否符合市场行情,收费项目、标准、范围是否符合规定,存根联和记帐联上的情况是否与本单位业务部门的记录相符,特别要注意有涂改、挖补或不是复写的情况,以防舞弊,如采取发票、收据记帐联金额小于其他联金额的手段进行贪污;作废的发票、收据是否全份保存,并盖有“作废”戳记。
D、审查未使用收款票据的情况。主要审查未使用的发票、收据有无缺号的情况,每份未使用的发票、收据是否各联齐全,尤其是发票、收据联是否存在,特别要注意已停止使用的发票、收据,以防采取从未使用的发票、收据中撕取若干份或撕取发票、收据联开出收款的手段进行舞弊。
②审查自制付款原始凭证
自制付款原始凭证是单位内部有关部门或人员出具的用作向财会部门取款的书面凭据。审查自制付款原始凭证主要从以下五个方面进行:
A、审查是否由单位内部部门或人员在其职责范围内按规定权限出具的。
B、审查内容是否符合财经法规的规定和内部控制制度的要求。
C、审查内容是否真实,如发钱花名表中有无虚报人头的情况,出差、下乡补助是否根据实际出差、下乡天数填报等。
D、审查有无领导审批,计算是否正确。
E、审查是否付了款,如发钱花名表上领款人是否签名领了款,未领的款项是否及时收回做了帐。
(3)怎样鉴别原始凭证的真伪
原始凭证的合法与否,只须用现有的法规、制度相对照就可以看出来。而原始凭证真伪的鉴别就难度较大,也是查帐的关键所在。鉴别原始凭证的真伪主要有以下四种方法:
①直接判断法。直接判断法是查帐人员通过对原始凭证的表面来判断原始凭证真伪的一种方法。这种方法主要是看原始凭证上有无刮擦、挖补、涂改或其它伪造现象,看原始凭证抬头是否是接受凭证的单位,购买物品的凭证是否经过批准或验收,有些支出凭证,还要看是否是报销联,是否能证明付了款等,通过这些直观判断来发现疑点,识别真伪。
②逻辑判断法。逻辑判断法是运用事物的逻辑关系来推断原始凭证真伪的一种方法。使用这种方法,一是要从数据上进行判断,主要是对凭证上的数量、单价、金额、合计等项目进行核查,看有无破绽。二是从时间上进行推理,主要是利用原始凭证的填制时间与做帐时间、票据号码以及其它成逻辑关系的事项进行判断,从而发现问题。如原始凭证的填制时间迟于做帐时间或早于做帐时间太远;同一时间、同一单位开出的若干票据号码不连续,而且相差太远,或同一单位不同时间开出的票据号码连续,这些都有伪造和作假的可能。
③经验分析法。经验分析法是查帐人员凭主观经验,来分析判断原始凭证真伪的一种方法。这种方法要求查帐人员具有一定的生活阅历、社会知识、商品知识和掌握较多的市场行情。主要在凭证的表面上,看票据的新旧,看墨迹的深浅,看字迹的异同,看印章的真伪,看该套写的是否套写,看该审批的是否审批;在凭证的内容上重点是从物品上看有无货源,从数量上看有无可能,从单价上看是否与当时当地的物价水平相符。若发现疑点,要认真做好记录,深入进行核实。
④溯源核对法。溯源核对法是对发现和掌握的疑点,采取追根求源的方法,来鉴别原始凭证真伪的一种方法。主要是对检举、举报的问题以及审查原始凭证中发现的疑点,到出据单位、实物验收部门、实物领用部门以及银行等有关部门进行调查取证,查清事实真象。
(4)审查经济合同和协议
经济合同和协议包括购货合同、销售合同、各种协议书、工程承包合同、租赁合同和经济承包合同等,它有的附在记帐凭证下,有的由财会部门另行装订保管,有的则存于业务部门,对单位的经济业务有着重大影响。因此,查帐人员必须重视对经济合同和协议的审查,其审查主要从以下四个方面进行:
①审查经济合同和协议的条款是否完善并符合经济合同法规。
②审查经济合同双方权责是否明确。
③审查经济合同中双方商定的价格、费用标准是否合理,经济承包的基数与定额以及分配关系是否合理。
④审查经济合同或协议书的签订与执行是否符合法律程序。
2、审查记帐凭证
审查记帐凭证关键是看与原始凭证的吻合和会计科目的运用情况,主要从以下六个方面进行:
(1)审查记帐凭证应附附件是否齐全,如购买需要政府采购物品,其报销时不仅要附购货发票,而且还要附政府采购手续。
(2)审查记帐凭证与所附的原始凭证是否吻合,如记帐凭证上注明所附原始凭证张数与实际所附原始凭证张数是否相符,记帐凭证上的金额与所附原始凭证的金额是否相符,记帐凭证所反映的经济内容与原始凭证反映的经济内容是否相符,对没有附原始凭证的转帐凭证,要注意看是否有帐簿记录和有关规定为依据。
(3)审查记帐凭证上所用的会计科目是否正确,看帐户对应关系是否如实反映了经济业务的真实情况,有无利用做帐进行贪污、舞弊等违法违纪行为。
(4)审查记帐凭证有无刮擦、挖补、涂改或字迹不一致的情况,以防采取改小收款记帐凭证金额或加大付款记帐凭证金额的手段进行贪污。
(5)审查记帐凭证的填写内容是否完整,填制手段是否完备,特别要注意有关人员是否都已签名或盖章。
(6)审查记帐凭证编号是否连续,发现缺号或重号要查明原因,特别要注意有无将收款凭证取出或加入付款凭证进行贪污的行为。
审查会计凭证时,必须对原始凭证和记帐凭证同时查对,因为原始凭证只能证明事物的现象和原始状态,而不能证明事物的本质和发展状况,记帐凭证虽然可以证明事物的本质,但它必须以原始凭证为依据。如在会计凭证内发现一张某会计用公款购买私人物品的发票,这张发票只能反映事物的现象和原始状态,而对这事的定性,必须看记帐凭证,若他在记帐凭证上做的会计科目为借“费用”、贷“现金”,那么就是贪污行为,若他不是作“费用”报销,而作“应收款”挂自己的帐,则不能定为贪污行为。同时,要注意会计凭证的装订是否规范,保管是否符合规定。
(二)怎样审查会计帐簿
会计帐簿把会计凭证所提供的大量而分散的核算资料及经济活动情况,按照各个帐户的不同性质加以归类,并进行连续不断地记录,全面、系统地反映了单位的各项财产、资金的增减变动情况,因此,审查会计帐簿是查帐的重要组成部分。通过审查会计帐簿,可以掌握每项已经发生的经济业务的来龙去脉,发现有无差错和异常情况,对审查中发现的不正常情况要追踪审查,以查清事实真象。
1、审查会计帐簿的一般要求
(1)了解被查单位会计帐簿的设置情况,看是否按会计制度规定设置了总分类帐、明细分类帐、日记帐和备查帐。
(2)已经启用的帐簿扉页上是否写明了单位名称、帐簿名称、启用日期、记帐人员和主管人员姓名,是否加盖了财会专用章和有关人员是否签名或盖章。经过交接的帐簿是否写明了交接日期,交接人员和监交人员是否签名或盖章。
(3)记帐人员是否根据经过审核的会计凭证登记帐簿,帐簿记录中的会计凭证日期、编号、摘要、数额等是否齐全和正确,登帐是否及时。
(4)登记帐簿是否符合规定,如一旦发生跳行、空页是否用红斜线注销,并加盖了记帐人员的私章。
(5)总分类帐和明细分类帐是否做到了平行登记。
(6)结帐是否规范,如是否结出了本期发生额、累计发生额和期末余额等。
2、审查总分类帐
(1)总分类帐是否按国家财政机关和主管部门的统一制度规定和要求的会计科目设置的,有无随意设置会计科目的现象。
(2)对总分类帐进行试算平衡,检查总分类帐所有资产类帐户余额与所有负债及所有者权益类帐户余额是否相等。
(3)总帐的登记是否按照所采取的会计核算形式的要求进行的,并核对据以登记总帐的科目汇总表、汇总记帐凭证的汇总是否正确,看帐、证是否相符。
(4)总帐摘要栏中说明的经济业务是否与该帐户的核算内容一致。
(5)总帐中登记的经济业务是否合法、合规和真实,尤其应注意从各类不同性质的帐户中发现异常现象。
(6)总帐与所属明细帐是否做到了平行登记,看总帐余额与所属明细帐余额之和是否相等。
(7)将会计帐簿与会计报表进行核对,看帐、表是否一致。
3、审查明细分类帐
(1)明细帐的设置是否齐全。在会计核算中,绝大多数总帐反映的经济业务都要设置相应的明细帐,不允许以总帐代替明细帐或以单据代替明细帐。
(2)明细帐的格式是否符合、适应记录经济业务的要求。
(3)明细帐中登记的内容,如会计凭证日期、编号、摘要、金额等是否登记齐全和正确,登帐是否及时。
(4)明细帐是否根据记帐凭证及其所附原始凭证登记,帐、证是否相符。
(5)明细帐与总帐是否平行登记,各类明细分类帐与总分类帐余额是否相等,如设有多级明细帐户,应逐级核对,看帐、帐是否相符。
(6)明细帐中所登记的经济业务是否合法、合规和真实。
(7)审查材料、产成品、固定资产等财物是否帐、实相符。核实材料、产成品、固定资产等财物是否帐、实相符需要进行盘点。盘点原材料、产成品等存货,一般对种类繁多、数量较大、金额不很大的,可以抽样进行监督盘点,对贵重、被群众举报有舞弊嫌疑、管理薄弱和混乱的,应全部亲自进行盘点。盘点固定资产,重点应对近年来新增和生活上可通用、群众有反映的进行实地盘点。
(8)审查债权债务是否帐、实相符。在对会计帐簿进行审查时,特别要注意审查往来帐,因为在往来帐中容易隐藏违法违纪行为。对应收款帐主要审查有无付出款项进行舞弊而挂在应收款帐上的情况;有无将已收到的款项贪污等舞弊后先挂在应收款帐上待以后采取手段冲销的情况;有无将已收回的应收款特别是已作坏帐转销的应收款不及时入帐而挪用,甚至不入帐而贪污等舞弊的情况;有无把不应作坏帐转销的应收款转销,然后收款进行贪污等舞弊的情况。对应付款帐主要审查有无虚设应付款帐户特别是把收到的款项先挂在应付款帐上,然后付出舞弊的情况;有无以债权人的名义领取款项挪用或贪污的情况。
4、审查日记帐
(1)现金、银行存款是否设置了日记帐,日记帐是否采用订本帐。
(2)日记帐中的内容是否填写齐全,摘要是否清楚明确。
(3)日记帐是否做到及时、序时登记,日清月结。
(4)日记帐是否根据记帐凭证或原始凭证登记,是否帐、证相符。
(5)日记帐与总帐是否平行登记,帐、帐是否相符。
(6)审查帐、实是否相符,即现金日记帐余额与库存现金是否相符,银行存款日记帐余额与银行存款实有数是否相符。核实现金、银行存款是否帐、实相符需要进行盘点。盘点现金时,除了应把全部现金盘点清楚外,还要对出纳手中保管的全部未入帐的现金收支单据如借条、白条子等进行检查,因为一方面可能从中发现一些问题和线索,另一方面可以堵塞出纳在发现帐实不符后又提出借条、白条子等其他可以抵充现金的情况,若发现活期储蓄存折或定期存单,要追查资金来源、去向及其情况,核实是否属于私设“小金库”或公款私存等违法违纪行为。盘点银行存款是通过编制银行存款余额调节表来进行的,对超过一个月以上的未达帐款应作为审查重点,看有无违法违纪存在,并特别要注意一收一付金额相等且日期相距较近的银行已入帐的单位未达帐款,审查有无套取现金或出租、出借银行帐号,为非法经营者代收代付等违法违纪行为。
5、审查备查帐
备查帐补充登记了总分类帐和明细分类帐所没有反映的内容,如已摊销仍在用的低值易耗品、代管已销商品、租入固定资产等。备查帐是会计核算体系之外的帐册,它记录和反映的都是帐外财物和经济业务,容易受到忽视,但它能提供会计帐簿中不能反映的资料,在实际工作中这方面极易发生弊端,因此,查帐人员不应忽视对备查帐的审查,而应将其视同其他会计帐簿一样,参照审查明细分类帐的方法,认真进行审查。 |
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