软件选择结束后，企业将依据合同法与中选的软件厂商签订合同，购买软件产品和服务。因为ERP软件及服务是一种特殊的商品，合同订立中需要注意以下7个方面的事项: 由于软件产品更新快、版本多，必须明确软件产品、附加产品以及第三方软件的名称、版本号和包括的详细功能模块;同时，软件的帮助资料也要配套、完整、齐备。 明确使用软件的用户数(软件一般按照用户数来购买，有些厂家也会考虑用户购买的功能模块等因素);明确软件的报价、折扣和实际价格;明确未来每新增一个用户的费用等。 按照行业惯例，软件供应商一般按照软件使用费的百分比(一般为15%)计算年度支持和维护费用。因此，需要明确年度支持和维护费用的收取方式，是固定费用还是根据物价指数进行调整;以及具体包括哪些服务内容，如升级服务、热线支持、远程诊断等。(相关文章:ERP忠告:实施应用不能充分获益) 企业与软件供应商需要协商做出适合双方的付款方式，明确分期付款的时间、进度，并对付款的条件进行明确定义。 明确实施支持的具体内容和费用;明确负责主管和职责;明确未履行合同实施条款的惩罚措施;明确二次开发的具体内容，提供的服务，进行的方式和相应费用。 培训作为项目实施成功和实现知识传递的重要手段，需要引起企业的高度重视。在合同中，需要明确供应商提供的培训课程、相应的人员，资料、费用和时间安排。一般而言，软件供应商应提供一定数量的免费培训时间。 明确软件供应商如被收购、发生倒闭、或最高领导层发生变更等情况时，对客户权益的保证以及补救措施;免费升级未来所有类似产品的功能;明确未履行合同培训条款的惩罚措施等。 总之，软件选择对于企业而言，是一件非常重要而复杂的工作，必须高度重视、谨慎选择，必要的时候，要在专业的IT咨询服务机构的指导下进行。
一、
在签订合同时，争取尽可能多的免费进行二次开发的费用。 在ERP项目中，企业或多或少需要进行二次开发，而这二次开发的费用贵的吓人，有的ERP提供商，开除了500元/天/小时的价格，这对于企业来说，费用有点高，但是，因为ERP软件源代码在软件提供商身上，所以，对于ERP软件二次开发来说，其是一个垄断行业，而企业在ERP项目实施的过程中，也是箭到弦上，不得不发，只有被软件提供商杀猪了。 而企业在前期选型的过程中，也可能发现了一些ERP软件无法满足企业现有需求的地方，这些需求，企业最好能够跟软件供应商谈判，要求其免费进行二次开发，尽量减少二次开发的成本。 同时，在合同中，要规定以后二次开发的价格与计费问题，因为在没有签订合同前，企业最大;但是，若合同签订后，则主动权就掌握在软件提供商手中了，企业没有选择的余地。所以，企业要抓住这个难得的机会，争取再赢点分数。 不少企业，在上ERP项目以前，企业中已经存在一些信息化管理系统，如财务信息管理系统、客户关系管理系统等等;而企业又不想用ERP系统来替换这些系统，此时，企业就要考虑系统整合的问题。那系统整合让谁来做合适呢? 若让独立的第三方来做，因为其对ERP系统和财务信息化管理系统或者CRM信息化关系系统都不是很熟悉，若让其负责来做的话，无论是时间还是项目的质量上，都很难有保证，而且，成本也比较高，可能比替换掉原有系统成本还要高。 若让先前的财务管理系统或者CRM系统提供商来做的话，也不是很合适。因为其毕竟是企业过去的合作伙伴，若让其接手这新的项目，其不一定会同意，就算同意，其也可能狮子大开口，需要比较高的成本。 个人认为，若让ERP提供商来做的话，比较方便。一是因为其至少多自己的软件比较清楚，只要CRM或者财务管理软件的提供商提供接口，就可以很方便的开发成整合的工具;二是现在毕竟是企业占有主动没，企业有说话权，可以跟他们讨价还价，以争取以比较低的价格完成这个项目。同时，因为他们的实力比较雄厚，让其负责这个整和工程的话，质量上也有所保证。 合同中，虽然会注明可以提供软件升级服务，但是，一定要注意，其是否需要收费，特别是，要注意二次开发的功能，是否包含在版本升级中。有些软件提供商比较狡猾，在签订合同的时候，写明版本升级是免费的，都是没有跟企业说明，若二次开发的功能升级的话，需要收取费用;当软件真正升级的时候，才发现软件版本升级后，二次开发的功能不能用了，要用的话，企业要另外掏钱升级。有不少的企业，就中了这一招。 1、
版本升级，无论是软件本身的升级，还是二次开发功能的升级，只要企业跟软件公司签订了年服务合同，都必须是免费进行的。 2、
要限定软件升级的时间。软件升级是需要时间的，特别是当软件提供商客户多的时候，新版本的推出到企业软件升级完成中间有一段时间间隔。所以，在软件升级过程中，用户要主动。用户要有权利选择升级的时间，并且，可以要求软件提供商在什么时间内完成。因为新版本刚升级完成后，用户接受他需要时间，而且，还要安排人员与时间对员工进行培训。若把软件升级的时间安排在企业的生产旺季，显然不合适。所以，企业要能够自由安排升级的时间，而软件供应商不能够说企业不升级就不负责维护或者不在这个时间内完成升级的话，以后升级需要费用等等。总之一句话，企业要能够自由选择是否需要升级及在什么时间内完成升级等等。 一般来说，在升级的时间选择上，要考虑两个问题，一是不能选择在企业的旺季进行，二是不要选择在产品版本一推出就升级，而要等软件的新版本相对稳定后，再进行升级，要让其他公司先试验一下，若使用效果不错的话，再考虑使用新的版本。 四、
若按点数收费，在点数增多时或者功能增加时，要享受原有的折扣。 有些ERP软件的授权费用是按点数来收费的，如一个模块一个点多少费用，等等。点数越多，软件的授权费用越高。当然，若公司的谈判能力够强的话，可以向软件提供商争取一个比较可观的折扣。同时，在项目上线后，可能随着使用员工的增加，原来的点数会不够。此时，企业就需要申请更多的点数，这新申请的点数，最好也能够享受原先的折扣。 比如有一家企业，在刚购买软件时，才购买了5个点数;后来在软件实际使用时，明显发现点数不够，就增加了5个点;但是，随着后来ERP系统在整个公司内的普及，点数又增加了5个。这家企业在刚开始合同签订时，就跟软件供应商约定，以后每增加5个点，可以享受多少的折扣，这为企业节省了不少的费用。 大家都知道，ERP系统是一个极其复杂的系统，其一丁点小的变化，可能影响都是非常深远的。所以，若让用户自己通过一些简单的文字资料，来了解新版本ERP的新功能的话，有点强人所难。所以，最好，能让其提供相关的培训。 若让其上门培训，可能成本比较高，软件供应商不一定吃得消，我们可以采用其他的方式。如企业用户自己上门去学习，或者软件提供商提供视频培训光盘等比较容易懂的培训介质。这些对于软件提供商来说，成本都不会很高，但是，很多软件企业把这个也当作赚钱的工具，这就要不得了。企业应该聪明一点，在合同中，就注明要对软件新功能进行免费培训及培训的方式，一般，若软件提供商光提供书面的资料，那是不行的。 同时，在签订合同的过程中，还要对付款交期、项目竣工的标准、违约条款等进行具体化。用户不要服从于软件服务商提供的格式合同，至少要在合同种添加附件，写明企业自己的要求。否则的话，等合同签订后，主动权就在软件商了，企业反而成了弱势群体，所以，企业要切记切记，要把好合同的这一关键口子。 | 
发表于 2010-1-28 10:00:46
