xiaokecumt的学习笔记（2）-- SAP清账

zhaomeiling

SAP系统为清账工作提供了三种既有的处理逻辑：标准清账、部分支付清账和剩余项目清账。三种清账方式都是为了同一目的，功能相同，可能还有交叉重复的地方，但实际应用的条件不尽相同，正确的选择清账方式能取得事半功倍的效果。

例如：部分支付清账可以根据需要分批处理未清项；规范操作生成的明细账可以清晰地反映业务发生的过程，便于查询和对账使用。尤其适用于一笔借款分几次归还或一笔货款分多次收回的情况，剩余项目清账方式可以理解为每次清账后系统会把剩余的未清项金额计算出来，下次清账时再对该剩余金额进行未清项处理。优点是能随时反映某笔未清项剩余未清的金额。但是生成的明细账无法真实反映未清项业务分批处理的痕迹，不便于查询使用，而且虚增了发生额。

特殊总账及预付款清账业务

业务背景：

    1101公司职员王越池出差请款3000元。回来之后按实际发生费用报销4000元。

一．创建员工供应商

在SAP系统中对员工的内部往来账可以将员工创建为供应商进行处理。例如下面创建一个员工供应商王越池。

Tcode:FK02

这里假设公司与员工通过银行转账。

二．设置

1.统驭科目设置

11510101预付账款（特殊总账标识设置）

21210101应付账款（供应商统驭科目）

2.特殊总账标识（Tcode：OBYR）


假设我们使用特殊总账标识V来代表预付账款，双击该行

，

21210101应付账款为Vendor统驭科目，11510101预付账款即为特殊总账标识V所代表的科目。

3.记账码（Tcode:OB41）


点击Sp. G/L indicator，


在这里将先前维护的特殊总账标识V加入进来，否则在做Clearing的时候会报错：Text for posting key 39 not found。

三．请款（Tcode:F-48）

Path: Accounting->Financial Accounting->Accounts Payable->Document Entry->Down Payment



Post之后FB03查看产生的Document，


实际产生的会计分录为：

Dr:11510101预付账款-王越池 3000

Cr:10020101银行存款-交行-95588033* 3000

四．收到王越池出差费用发票（Tcode:FB60）

Path: Accounting->Financial Accounting->Accounts Payable->Document Entry->Invoice


在输入发票的时候，当输入了必要的信息Enter之后系统会提示有3000元的预付款存在。


Post之后FB03查看产生的Document：


实际产生的会计会计分录为：

Dr:50050101管理费用-办公费用-人力资源部 4000

Cr:21210101应付账款-王越池 4000

五．清账（Tcode:F-53）

Path: Accounting->Financial Accounting->Accounts Payable->Document Entry->Outgoing

Payment->Post

Post之后FB03查看产生的Document，


实际产生的会计会计分录为：

Dr:21210101应付账款-王越池 4000

Cr:11510101预付账款-王越池 3000

     10020101银行存款-交行-95588033* 1000

说明，也可以先使用F-54或者F-51进行预付款清账处理，然后再使用F-53进行多余部分的支付。

履约保函到期，业务人员从顾客处取得履约保函原件交出纳退送银行，完成履约保函清帐流程。

设置路径：


一．设置

1.相关会计科目设置（Tcode:FS00）


Open item management=Yes

Line item display=Yes

需要说明的一点是对于客户及供应商统驭科目，不需要这样设置系统也认为是Open item的管理，但是对于G/L账户，就必须首先在这里启用Open item管理。

2.为总账科目定义容差组

Path: IMG->…->Clearing Differences->Define Tolerance Groups for G/L Accounts


如果在Tol.group字段上填写值，则在做结清的时候会报错“The entry 1101 is missing in table T043S”，目前还没有搞清楚是为什么。

这一步设置也可以通过SE12直接为表T043S输入一个条目实现。

3.为员工定义容差组

Path: IMG->…->Clearing Differences->Define Tolerance Groups for Employees


4.为用户分配容差组

Path: IMG->…->Clearing Differences->Assign Users to Tolerance Groups


二．业务

假设1101公司与客户金昌石油化学工业公司洽谈销售业务，为保证合同正常执行，履约保函10000元。

Tcode:FB50

Path: Accounting->Financial Accounting->General Ledger->Posting->…


这一步的会计分录为：

Dr:10090101其他货币资金-银行保函-履约保函 10000

Cr:10020101银行存款-交行-95588033* 10000

三．结清

假设现在履约保函到期，做结清处理，回收9800元，发生200元的财务费用。

Tcode：F-03（ F-04 Post with Clearing也可以）

Path: Accounting->Financial Accounting->General Ledger->Account->Clear


Enter，


点击 ，输入两个借方科目及金额，


输入Document Header Text，输入第一行借方科目10020101银行存款，Enter，


输入第一行借方会计科目10020101银行存款金额9800元，并输入第二行借方会计科目50060101财务费用，Enter，


输入第二行借方会计科目财务费用金额200元，点击Process open item，然后Simulate General Ledger，
之后Post。


GL clearing configuration and actual business

Configuration .path:


1.会计科目设置（Tcode:FS00）


Open item management = Yes

Line item display = Yes

2.Definee Tolerance Groups for G/L Accounts（Tcode:SE12）


Click Display button,


Menu:Utilities->Table Contents->Create Entries


这一步设置在上面的Path中也有路径。

3.Define Tolerance Groups for Employees


4.Assign Users to Tolerance Groups


5.Create Accounts for Clearing Differences

skip over.

Actual Business:

1.投标保函业务发生（Tcode:FB50）


2.到期清账（Tcode:F-04）


Posting Key = 40表示借方

Account = 10020101表示借方科目


按F6


Account=10090102表示贷方科目。


按Enter键，


Simulate,


Over.

GL中除了Post with Clearing之外，还有一个功能叫Account Clear（Tcode: F-03），这个也很有用，就不多说了。

GL-AP Down Payment and Clearing

sapFI   2009-02-23 15:19   阅读128   评论0   

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需要的几个会计科目：

    银行存款

    材料采购-GR/IR

    应付账款（统驭科目）

    预付账款（统驭科目、特殊总账科目）

简单设置步骤：

1.所需会计科目（Tcode:FS00）


2.Vendor统驭科目设置（Tcode:XK01/XK02）


3.特殊总账标识设置（Tcode:OBYR）


21210202——应付账款

11510101——预付账款

这里Special G/L indicator = V

4.记账码设置（Tcode:OB41）


选中39Posting Key


这里必须把V加入到Special G/L indicator里面来，否则在做Clearing的时候会报错：Text for posting key 39 not found。

简单预付款及清账业务流程：

1.预付款支付（Tcode:F-48）



如果有Purchasing Order则输入Purch.Doc。


这一步产生的会计分录为：

Dr：预付账款 3000

Cr：银行存款 3000

2.发票（Tcode:FB60）


系统提示有3000元的预付款存在。


这一步产生的会计分录为：

Dr：材料采购-GR/IR 3000

Cr：应付账款 3000

3.清账（Tcode:F-54）


注意：Text字段是一个必输字段，一定要填上啊，否则后面做Post的时候过不去。


说明:如果发票金额>=预付款，则Transfer Posting不输入任何信息，如果发票金额<预付款，则在Transfer Posting处输入发票金额。


这一步产生的会计分录为：

Dr：应付账款 3000

Cr：预付账款 3000

如果输入了Transfer Posting，则会计分录金额以Transfer Posting的为准。

4.查看清账会计分录（Tcode:FB03）


Over.

  FI--对客户又是供应商的客户清账处理 收藏

Fist Step

The customer number must be entered in the corresponding vendor master record

a. FK02->General Data -> Control

    In the 'Account control' tab, in the 'Customer' field, enter the customer number

b. In the Company Code Data --> Payment Transaction Accounting, select the checkbox - 'Clrg with Cust'(LFB1-XVERR)

Second Step

The vendor number must be entered in the corresponding customer master record

a. FD02->General Data -> Control

    In the 'Account control' tab, in the 'Vendor' field, enter the vendor number

b. In the Company Code Data --> Payment Transaction Accounting, select the checkbox - 'Clearing with vendor' (KNB1-XVERR)

Third Step

For testing, create a vendor invoice through FB60 and customer invoice through FB70.  Note that customer and vendor are properly selected.

Fuorth Step

To see the vendor/customer balance both together use FBL1N/FBL5N, when you execute FBL1N select customer check box, when you execute FBL5N select vendor check box along with open item/cleared item check box

Fifth Step

For clearing the open items.  Use the TCode F-32.  On clicking the 'Process open Items', the vendor invoice (KR) and customer invoice (DR) are shown automatically.  It will generate the FI document with proper entry.

Note:  Partial / Residual payment between customer and vendor is also possible

[原创]部分清帐和剩余清帐的区别（实例）-更详细请下载附件

业务背景

电费回收，涉及有多种情况，如全额收回，部分收回，在SAP中体现为清账处理。部分清账法与剩余清账法是SAP采用未清项管理时清账的两种方法：

举例： 客户华北电网电费应收款117万元，在月底该客户针对该笔业务采用银行付款给北方90万元。

发行时：

借： 应收账款—华北电网 （电力） 117 万

贷：销售收入-电 100万

贷：应交税金-增值税销项税 17万

回款时：

借：银行存款 90 万

贷：应收账款—华北电网 90万

如果采用系统部分清账法，不产生新的未清项，在往来账户的明细账和总分类账中状态如下：


如果采用系统剩余清账法，产生新的未清项，在往来账户的明细账和总分类账中状态如下：


论分摊与分配（含实例）

分配与分摊的区别
分配（DISTRIBUTION）KSV5
用来将初级成本从发送成本中心分配给接收者的事务码，发送者只能是COST CENTER 和BUSINESS PROCESS。
1、分配的接收者可以是成本中心，内部订单，WBS要素，成本项目
2、一般可以收集费用到成本中心，在月末进行分配。在分配中只能对初级成本要素进行分配，不能对次级成本要素分配，分配后在发送方和接收方都会显示初级成本要素的行项目。
3、可以根据自己的需要冲销分配。
4、可以在创建循环里建立发送者和接收者的关联。
举例1：
A成本中心发生业务招待费42000002有50000元，应由B和C成本中心各负担50%，则建立分配的循环，将业务招待费这个初级成本要素按照各50%的比例分配，发送者是A，接收者是B和C。
分配完毕后，A的业务招待费有两个行项目，50000的费用发生，－50000的费用分配转出。
B和C各有一行项目为业务招待费的转入，可以在A,B,C成本中心报表中直接追溯到业务招待费在三个成本中心间的联系。
分摊（ASSESMENT）KSU5
功能同分配类似，但可以传输初级成本要素和次级成本要素到接收方，发送者可以COST CENTER 和BUSINESS PROCESS。
1、同分配1
2、初级和次级成本要素在成本中心收集后在月末分摊，按照统计指标分摊到接收方，分摊后在发送方和接收方都显示次级成本要素的描述，不能对初级成本要素进行追溯，分摊一般用于对成本下钻（DRILLDOWN）并不太看重的费用分摊上。次级成本要素的类别必须是42。
3、同分配3
4、同分配4
举例2：
A成本中心发生电力费用50000元，应有B和C成本中心承担其中费用各10％，则建立分摊的循环，选择电力的次级成本要素4001（42类别），按照统计指标（电力）从A成本中心电力费用的初级成本要素42000001分摊50000×10％＝5000，到B和C成本中心，分摊完毕后A,成本中心只显示次级成本要素4001电力出5000，42000001初级成本要素金额不变，B,C成本中心只显示次级成本要素4001电力入5000，在成本中心报表中不能显示A,B,C中次级成本要素金额的来源与42000001有直接关系。