ERP系统应用存在的问题及对策

暗潮

ERP系统应用存在的问题及对策
实施ERP的企业，系统应用初期通常会碰到一些问题，应用过程中存在问题如何有效解决？笔者对此进行了分析和研究，提出一些建议供同行参考。
　　一、初期应用常见问题剖析
　　重实施轻应用。根据调查显示，许多企业在ERP初期实施阶段时，领导重视，宣传力度大，在人员和资金上也充分支持。但ERP系统建设应用的周期较长，在系统上线运转之后，逐渐产生一种观念，认为ERP已经成功上线，忽略了上线后的业务流程优化和应用能力的提升，对系统的督促重视和参与投入也逐渐减少。对应用效果的检查、考核也未及时跟上。
+ n6 z5 u/ t. `) r, o+ U3 G　　集成业务运行的数据质量问题。ERP上线后，系统所有油品进货、库存收货等一系列进销业务都是自动集成会计凭证。因此，数据质量正是ERP系统成功高效应用的基础，要求数据质量实时、准确。例如MM模块采购信息记录价格维护错误，会导致存货收货价值错误，导致移动平均价错误，影响到销售成本也不正确，影响损益的真实性等。上述问题若本部门和后续部门审核人员的缺位或审核不及时，系统操作错误发现时，时间已间隔太长，无法将业务逆转或冲销，会对系统数据偏离实际产生严重后果。
8 @; x, _3 f0 i. \' d3 x　　零售数据集成的质量问题。零售数据集成后各种数据都是对应到各明细的各加油站，数量太多，与传统处理方式比较，零售数据采集的效率提高不少，但对财务部门的工作要求更高更细，财务要更快捷地核对各加油站往来、资金、销售，并及时清账，才能保证流程有序运转。这就需要部门做好流程间的衔接工作，尽量使零售业务基本符合“物流、信息流、资金流”三流合一。
　　静态主数据的维护质量问题。静态主数据包括客户、供应商、资产、成本中心、工厂、销售小组等资料维护。例如客户主数据中的分销渠道、单位属性、统计指标等维护有误，直接影响到财务、业务销售类报表数据的准确性，影响到每个使用者从系统查询经营资料的真实性及其评判，还直接影响到领导对经营活动的战略决策。
4 @0 x% P, ]! o' i$ M  v　　定期进行知识更新问题。实施ERP系统相对传统操作是一个重大转变，这些变化不是短短一次培训能够彻底理解并执行到位的，需要定期培训，持续进行知识更新。
　　二、解决问题的对策
9 y! H. s# {/ o$ x　　第一，完善制度建设,保障系统高效应用。
1 B4 B$ [* }5 ~2 P+ K3 U　　针对系统标准业务流程，对系统的应用分模块和部门，系统制定具体细化的、操作性强的管理制度。制定新的适应ERP系统的岗位职责和管理权限、业务操作规范、考核指标和考核办法。同时，从数据录入的源头开始，抓好数据录入前的审核和录入后的检查责任制，坚持日清日结，严格考核和奖惩兑现。通过制度化建设来保证系统的成功应用。
　　第二，共同加强数据审核、保证系统的实时性。
" z3 j# @% S  C0 L7 _9 o2 y7 t9 s　　ERP系统是一套跨部门运转的系统，需要财务、销售、油库各部门合理的分工协作和有效的沟通。重点有（一）针对经营业务的各个流程的关键控制点设立审核机制，共同强化对系统的运行数据质量的审核，对进销经营数据要每天审核。（二）及时审核每日集成和导入的零售数据，及时清账、建立静态主数据的集中审核创建机制，保证主数据的维护质量。（三）严格执行日清日结制度。做到分部门分岗位对系统数据每天及时处理录入系统，使系统的实时准确性得以保证。（四）以ERP系统损益情况作为经营活动分析的前提，依据系统损益情况对分公司进行目标管理和经营绩效考核。
　　第三，进行持续知识更新培训。
　　随着各级管理人员对系统的熟练和应用水平的提高，需进行定期的后续培训，培训应分三个层次进行。首先是培训领导，产生管理需求，将新的管理思维通过ERP系统来实现。其次是对关键用户的培训。由于ERP系统一经运转就不可停止，系统的稳定性、安全性、可靠性、先进性非常重要。因此，企业一定要拥有一支既要懂企业流程和管理，又要懂系统技术，能够支撑和提升系统运转的骨干队伍，应运用适当的激励制度留住这批人才。再次是对员工有关操作技能的持续培训和应用能力的提升。尤其是跨模块之间的知识培训和业务更新，保证各级操作人员不断提升应用能力。从而使整体应用水平螺旋式上升。