在BI中做好费用分析的五个建议

amywu

费用预算与控制是企业管理中的一个重要环节。而要做好这项工作的话，首先需要对费用进行分析。只要找到“病症”之后，企业决策者才能够对症下药。如下图所示，就是一个比较经典的费用分析案例。笔者就借鉴这个案例，来给费用分析提五个建议。

　　建议一：费用需要进行合理的细分
　　企业的各种费用繁多。为了做好费用分析，第一步就是要对费用进行合理的分类。从财务管理角度出发，费用可以分为财务费用、销售费用和管理费用。不过如果从管理者角度出发，这个费用的分类还是有点广。如销售费用，包括了产品广告费用、市场推广费用、销售部门的日常支出等等。销售费用一个大类无法反映企业的实际情况。
　　类似的，财务费用预管理费用也是如此。故在实际工作中，有必要对相关费用进行具体化。具体化的标准只有一个，就是根据企业管理的需要，来进行分类。而且不同的行业对此可能有不同的要求。
　　如对于房地产行业，财务费用中的利息费用会占据半壁江山。在这种情况下，企业决策者可能会比较关心利息费用在各个年度的变化。如因为利率的变动对利息的影响等等。此时就需要将利息费用作为一个独立的分类拿出来考虑。
　　而对于有自己品牌的企业来说，如像苏宁电器、海尔电器等等，他们销售费用中的广告费用比例很高。在费用预算控制中，这个就是管理的重点。可能需要分析费用的投入与收入之间的联系。此时就需要将广告费用拿出来独立进行分析。
　　可见费用分类的重要性。不同的行业对于费用的分类要求也有不同。所以在BI系统实施之前，BI实施顾问需要跟用户进行充分的沟通。根据用户的实际需要对费用进行合理的分类，以利于以后对费用的控制。
　　建议二：费用可以与部门的销售额挂钩
　　在实际工作中，企业决策者比较关心的是销售费用与收入的增长关系。如海尔电器可能在全球各地都有销售处。在国内的话，也许各个身份都有办事处。现在决策者可能需要知道，各个办事处销售费用与销售额之间的对比关系。
　　如果某个办事处销售费用高、而销售额比较低的话，则可能需要采取措施。如经过分析认为这个地区的购买力并不是很高，此时就会考虑撤销这个办事处，以降低销售费用。当然在做出任何决策之前，都需要有数据的支持。BI系统在这里就是起到这个作用。
　　不过需要注意的是，费用与销售收入一般不会成一种比例关系。如在比较成熟的市场中，销售费用可能比较低，但是收入确很高。而对于新开发的市场，销售费用比较高，但是收入确不是很理想。所以在进行费用收入分析中，还需要结合其他的因素。
　　如进入这个地区的时间等因素考虑。如果进入这个地区已经好几年了，但是销售收入一直上不去，而销售费用确居高不下，此时就需要分析原因了。总之，对于费用与收入分析模型来说，其可能需要好几年的数据进行前后的对比。而不光光是一年的数据。
　　建议三：费用要以本位币计量
　　有些企业规模会比较大，在全球各地都有销售处。此时在对费用进行横向分析时，笔者认为需要考虑币种的问题。如需要将不同办事处的销售费用按统一的币种进行折算，最好是将各地的费用折算成本位币，或者与销售订单金额统计一直的币种，以利于进行相关的分析。
　　在折算时主要需要考虑汇率的选择问题。如采用的是销售交易发生时的汇率，还是采用期初或者期末的汇率？通常情况下，在企业日常管理中对这个都会有明确的要求。因为这也直接与财务管理挂钩。为此现在实施顾问的主要工作就是同企业用户进行沟通，然后确定该采用的汇率。而不是想当然的采用自己所喜欢的汇率。
　　在汇率选择时一个比较关键的问题是采用分析时的汇率还是采用交易发生当期的汇率。如现在是10年12月份，管理员需要分析10年1到12月的销售费用与销售收入的对比关系。此时在币种转换时，有两个汇率可以选择。一个是在每个月期末先折算成本外币，然后进行汇总。另外一个方法是先按外币进行汇总计算，然后再按分析时的汇率进行折算。
　　此时由于不同时期的汇率不同，为此最终的结果是不相同的，会有误差。在实际工作中，这两种方式都存在。那么该采用什么样的方式呢？笔者更倾向于第一种方式。因为这种方式虽然计算复杂，但是精确度比较高。现在将计算交给系统来说，所以计算量并不是大问题。

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